Como sabemos, o certificado digital tornou a rotina corporativa mais prática, menos burocrática e trouxe mais segurança para o empreendedor. Esses são alguns dos benefícios que a ferramenta proporciona e que, por si só, tornam-o indispensável. 

É também por essas vantagens que o documento eletrônico se tornou uma das soluções mais procuradas pelas empresas e trabalhadores autônomos. No entanto, para alguns empreendimentos, a aquisição do certificado digital envolve razões que vão além dos pontos positivos. Algumas organizações são obrigadas, por lei, a usar a ferramenta para a realização de certas atividades e processos. 

Neste artigo, vamos mostrar os motivos pelos quais as empresas precisam ter o certificado digital, quais são obrigadas a usá-lo e os processos em que ele é necessário. Acompanhe!

Por que as empresas precisam usar o certificado digital?

A certificação digital é uma tendência que alcança novos empreendedores e pessoas físicas a cada dia. No entanto, apesar da sua grande adoção, muitos ainda têm dúvidas sobre o porquê de a ferramenta ser tão importante.

O certificado digital surgiu com uma única função: trazer segurança e confiabilidade para as transações realizadas em ambiente on-line. Ele foi criado com o objetivo de facilitar a rotina de pessoas físicas e jurídicas – pois otimiza a execução de diversos processos – e promover mais segurança de dados.  

No entanto, apesar das vantagens do documento eletrônico contarem como um fator decisivo para a sua aquisição, certas empresas são obrigadas, por lei, a adquiri-lo para poderem se manter em conformidade com o Fisco e outras obrigatoriedades do governo. Sem o certificado, essas organizações ficam impedidas de enviar ao governo informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias. 

Quais empresas são obrigadas a ter certificado digital?

Para entender e saber quais empresas precisam usar obrigatoriamente o certificado digital, é preciso, primeiro, pensar nas questões fiscais e tributárias que as envolvem. Confira abaixo para quais instituições o documento eletrônico é exigido: 

De Lucro Presumido ou Real

Empresas inscritas nesses regimes tributários precisam, obrigatoriamente, emitir notas fiscais eletrônicas (NF-es). A emissão desses documentos só é feita com o certificado digital.

Além disso, a maioria das declarações mensais e anuais enviadas à Receita Federal do Brasil (RFB) pelas empresas de Lucro Presumido ou Real devem ser assinadas digitalmente, o que torna necessário o uso da ferramenta. 

Optantes do Simples Nacional

Os profissionais que prestam serviços optantes pelo Simples Nacional não serão, necessariamente, obrigados a ter esse tipo de certificação, caso a instituição não emita NF-e.

Porém, conforme a Resolução do Comitê Gesto do Simples Nacional (CGSN) N° 125/2016, empresas inscritas nesse regime que possuam mais de cinco funcionários são obrigadas a usar o documento eletrônico, ainda que não emita NF-e. Isso porque a ferramenta é exigida nos demonstrativos de recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e em outros encargos trabalhistas. 

Microempreendedor Individual (MEI)

O Microempreendedor Individual (MEI) não é obrigado por lei a emitir NF-e para o consumidor pessoa física, mas é obrigado à emissão quando vende produto ou serviço para uma pessoa jurídica. Alguns estados e municípios exigem o certificado digital para emissão de NF-e, tornando-o indispensável.

E se a empresa obrigada não possui o certificado digital? 

As empresas obrigadas que não possuem o certificado digital terão problemas de regularidade junto ao Fisco e outras autoridades do governo, uma vez que serão impedidas de enviar informações referentes às suas contribuições e questões trabalhistas aos órgãos regulatórios. 

As notas fiscais eletrônicas e as declarações obrigatórias, por exemplo, não serão aprovadas e nem enviadas corretamente. Se isso acontecer, a empresa não consegue pagar os tributos exigidos por lei e fica irregular perante a fiscalização. Por não cumprir com o pagamento dos impostos, ela terá que pagar multas de 20% do tributo não declarado.   

Além disso, os MEIs que emitem NF-e terão problemas com o envio das suas mercadorias, se não estiverem devidamente certificados. Organizações do Simples Nacional também podem se tornar sujeitas a sanções administrativas por não conseguirem emitir a Guia de Recolhimento do FGTS e outros documentos sem o certificado digital.

Como efeito secundário, a falta do documento eletrônico pode comprometer a credibilidade e a imagem da marca, que passa a ser conhecida como um empreendimento que sonegou seus impostos.  

Outras aplicações do certificado digital

Como mostramos, o uso do certificado digital é essencial para garantir a regularidade das empresas com o Fisco e outros órgãos governamentais. No entanto, a ferramenta também possui outras funcionalidades que facilitam o dia a dia do empresário e do trabalhador autônomo, como: 

• Realizar transações bancárias com mais segurança; 
• Assinar contratos virtualmente com validade jurídica;
• Acessar serviços da Receita Federal;
• Consultar e atualizar os dados cadastrais;
• Emitir NF-es e outros documentos fiscais;
• Entre outros. 

Emita o seu certificado digital com a Certificaminas

Agora que você já sabe os motivos pelos quais sua empresa precisa de certificado digital, o que acha de emitir o seu com uma empresa comprometida e especializada em certificação digital?

A Certificaminas oferece segurança e qualidade em certificação às empresas de todos os portes e segmentos, pessoas físicas e profissionais liberais.

Entre em contato conosco ou solicite a emissão do seu documento eletrônico pelo nosso site, para garantir que seu negócio permaneça em conformidade com os órgãos regulatórios e governamentais.