E-mail com certificado no Outlook: por que adotar em sua empresa e como aderir à prática de segurança

E-mail com certificado no Outlook: por que adotar em sua empresa e como aderir à prática de segurança

O uso de e-mail é uma das práticas de comunicação mais ágeis. Não à toa, profissionais e empresas o adotaram como principal meio para envio de documentos importantes. No entanto, apesar da funcionalidade oferecida pelo sistema de comunicação, as trocas de mensagens por correio eletrônico contêm vulnerabilidades. Por isso, é recomendável o uso de tecnologias capazes de protegê-las contra a ação de terceiros. 

Nesse sentido, o e-mail com certificado digital se apresenta como uma opção. Com a ferramenta, os remetentes podem enviar documentos e mensagens confidenciais sem preocupação, com a garantia de que apenas o destinatário terá acesso para vê-las. 

Interessado em conhecer essa solução?

Fique com a gente até o final e veja por que integrar a certificação digital às contas de e-mail é fundamental para a segurança de dados da sua empresa. Acompanhe!

O que é e-mail com certificado

Se antes as mensagens de e-mail eram enviadas aos destinatários sem garantia de segurança e privacidade, hoje, todas as informações trocadas via correio eletrônico podem ser transmitidas de forma sigilosa, com validade jurídica e a mesma agilidade. A tecnologia responsável por essa solução é o certificado digital. 

Trata-se de um correio eletrônico capaz de enviar mensagens com a segurança do certificado digital para o destinatário, de modo que apenas o recebedor poderá ler o seu conteúdo. Dessa forma, essa solução garante a integridade das informações e as protege de possíveis alterações vindas de terceiros, possibilitando o compartilhamento seguro dos documentos via internet.

Quem recebe o e-mail também tem a certeza da autoria do seu subscritor e quem o encaminha sabe que a mensagem irá trafegar pela rede sem chances de modificações ou visualizações. Além disso, a tecnologia oferece o recurso de rastreabilidade, ou seja, o receptor consegue saber a data, a hora, o dispositivo de onde saiu a mensagem e outras informações que seriam “invisíveis” em um correio eletrônico comum. 

E-mail com certificado: como assinar com A1 no Outlook

Todos já conhecem a praticidade oferecida pelo e-mail. Graças a esse canal de comunicação, podemos enviar mensagens, imagens, vídeos e documentos para qualquer pessoa em qualquer lugar do mundo, sem ter de se preocupar com envelopes, selos ou agências de correios. 

E acredite, essa praticidade não termina com a ferramenta do e-mail com certificado. O seu uso passa a ser tão simples quanto o correio eletrônico tradicional, a diferença é que essa solução mantém a troca de informações muito mais segura. No aplicativo Outlook, com o certificado A1, é muito fácil tornar as suas mensagens e-mails certificados. 

Ela funciona da seguinte forma: 

  • Passo 1: com o certificado instalado na máquina, vá em arquivo (lado esquerdo superior do Outlook), em seguida, clique em opções, escolha central de confiabilidade
  • Passo 2: clique em configurações da central de confiabilidade e depois em segurança de e-mail, em seguida clique em configurações.
  • Passo 3: concluída essa etapa, faça o upload do seu certificado na caixa de diálogo E-mail Criptografado em importar/exportar
  • Passo 4: digite a senha do arquivo PFX. 
  • Passo 5: defina o nível de segurança. No médio, é feita uma pergunta se a pessoa quer enviar o e-mail. No alto, é possível escolher uma senha para liberação do envio. É o que aconselhamos que as pessoas façam, pois é mais seguro. Em seguida, clique em concluir e na caixa de diálogo seguinte em ok. 
  • Passo 6: Deixe marcadas as opções Adicionar assinatura em mensagens da caixa de saída e Enviar mensagem assinada em texto não criptografado em mensagens não criptografadas. 
  • Passo 7: marque ok nas duas caixas de diálogo que vão aparecer a seguir.  

Quando for enviar e-mail

Depois de redigir a mensagem, selecione assinar na barra superior do Outlook, em seguida,  digite sua senha. O destinatário será sinalizado sobre o e-mail ser protegido via certificado. 

Qual a importância de usar o e-mail com certificado

O e-mail se tornou um dos principais canais de comunicação entre as pessoas, sobretudo quando o assunto é negócio. Pesquisas realizadas em 2018 mostraram que há mais de 3,8 bilhões de usuários ativos no mundo. Nesse mesmo ano, foram enviados mais de 280 bilhões de e-mails comerciais por dia. A previsão é de que esse número supere os 330 bilhões de mensagens diárias até o fim de 2022.

Porém, ainda que seja muito utilizado, as trocas de informações via correio eletrônico estão longe de ser totalmente seguras. Como outras operações realizadas em ambiente virtual, elas estão sujeitas a alterações e vazamentos por pessoas mal intencionadas. A maioria das mensagens, inclusive, com dados importantes e sigilosos, é encaminhada sem recursos que impedem a ação de criminosos, como a criptografia, o que facilita a intercepção e leitura de terceiros.

É por esses motivos que o uso do e-mail com certificado é tão necessário. Imagine o risco que uma empresa sofreria se um documento com seus dados financeiros, encaminhado por correio eletrônico para um colaborador fosse acessado por um hacker? Isso, com certeza, traria grandes dores de cabeça no futuro. 

Mas, com o e-mail com certificado, as chances de roubo de dados e fraudes são muito menores, já que a tecnologia permite que apenas o destinatário tenha acesso ao conteúdo compartilhado. 

Vantagens do e-mail com certificado

Enviar uma mensagem de um ponto a outro, garantir a privacidade das informações e a autenticidade do remetente no envio de um e-mail se tornou necessário para todas as empresas, independentemente do seu porte e segmento. Por isso, a importância de utilizar o e-mail com certificado. Apesar de essas serem as principais vantagens oferecidas pela tecnologia, há outras também muito interessantes. 

Rastreabilidade

O envio e recebimentos de mensagens via correio eletrônico carrega algumas preocupações: saber se as informações foram encaminhadas corretamente para o receptor. Com o e-mail com certificado, esse processo se torna mais confiável, já que é possível saber o caminho da mensagem por meio do selo de rastreabilidade, responsável por identificar a hora e a data de envio, além do dispositivo usado para compartilhamento. 

Valor jurídico

O e-mail com certificado possui validade jurídica que disponibiliza evidências técnicas de seu emissor e destinatário, e pode ser usado como prova documental, por certificar o conteúdo da mensagem e anexos (imagem, vídeo, documentos), bem como a data e hora de envio e entrega para o destinatário. Caso seja necessário, ele se torna uma evidência confiável, uma comprovação de valor legal em situações de âmbito judicial.

A utilização desse recurso ainda oferece:

  • Diminuição dos riscos de recebimento de mensagens falsas.
  • Possibilidade de eliminação dos custos com correspondências tradicionais. 
  • Redução do risco de vazamento de informações. 
  • Praticidade: envie o e-mail em qualquer momento e em qualquer lugar pelo seu celular, tablet ou computador. 
  • Instantaneidade: a mensagem é entregue ao destinatário em poucos segundos. 

Você já conhecia essa solução? Como mostramos, ela surgiu para dar mais segurança aos usuários de e-mail. Agora, todos poderão enviar documentos e informações confidenciais sem preocupação, com dinamismo e validade legal. Adquira o certificado digital para essa e outras vantagens!

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