16 situações em que o certificado digital é obrigatório

16 situações em que o certificado digital é obrigatório

Uma pergunta muito comum é se o certificado digital é obrigatório. Responder essa pergunta é complexo, pois depende de aspectos como profissão e realidade da pessoa, como afirma o controller da Certificaminas, Luiz Sousa. 

Neste artigo, trouxemos as situações mais comuns em que o certificado digital é obrigatório. A tendência é que a lista aumente com o passar do tempo, devido à segurança que o certificado proporciona. Então, fique sempre atento às mudanças nas legislações gerais e do seu campo de atuação. 

Envio de NFEs em lote

O certificado digital é obrigatório em algumas localidades para emissão das Notas Fiscais Eletrônicas (NFEs). Assim, é preciso consultar as regras de emissão em sua cidade para saber se você precisa do documento. A situação muda quando tratamos do envio de NFEs em massa, ou seja, transmissão de NFEs em lotes para o GFSIS — plataforma de gestão de ARs disponibilizada pela Certificaminas. Esse tipo de operação só é feita com a utilização do certificado digital.

Dessa forma, o certificado torna-se obrigatório para uma operação elementar. E mesmo para emissão, o acesso ao portal para geração das NFEs e pode ser feito com certificado, o que torna a obrigatoriedade mais segura. 

Obrigatoriedades no eSocial

O empregador cumpre dezenas de obrigatoriedades como Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), folha de pagamento e outros no eSocial. O portal do Governo eliminou diversos canais e papeladas para que os serviços fossem possíveis. Mas, para isso, é preciso ter certificado digital. A exceção são os MEIs e empregadores domésticos. No entanto, ao usarem o documento, eles conseguem cumprir essas obrigações de forma mais facilitada, com maior praticidade e segurança. 

Diploma digital 

Desde dezembro de 2021, as instituições de ensino superior brasileiras são obrigadas a emitir diploma digital. Para conferir autenticidade, é preciso usar o certificado no padrão ICP-Brasil. Há recursos para validação do documento tão importante para a sociedade e profissionais. O diploma de papel, hoje, só tem valor simbólico, é o arquivo nato digital que será analisado pelas empresas e órgãos competentes. 

Receitas e atestados digitais

Durante a pandemia, a telemedicina foi acelerada no Brasil. O certificado digital foi o recurso usado para conferir autenticidade aos receituários e atestados. Nem todos os medicamentos têm o certificado como pré-requisito para validação, como já explicamos neste outro artigo. 

Os profissionais do setor de saúde não são obrigados a emitir receitas digitais e nem aceitá-las, no caso das drogarias. No entanto, o Ministério da Saúde, Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) e Conselhos de Medicina recomendam. 

Atestados médicos aviados via videoconferência também precisam da validação com o certificado digital. 

Certificado para bombas de combustível

R$ 20 bilhões de prejuízo anual. De acordo com levantamento do setor de combustível, o consumidor perdia esse valor devido a fraudes nos postos de abastecimento. Por isso, desde julho de 2022, um dispositivo com certificado digital é obrigatório nas bombas de combustível. É uma obrigatoriedade do Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (Inmetro).  

11 serviços contábeis com certificado digital obrigatório

Há uma série de obrigações, principalmente para empresas, que só são possíveis com o certificado digital, além das já citadas nos tópicos anteriores. 

Na lista estão: 

1. Emissão de NFEs (nota fiscal de serviços) em lote. 

2. Acesso ao portal da Conectividade Social – ICP da Caixa para movimentar o FGTS dos empregados (extrato de saldo e liberação de saque). 

3. Transmissão da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) para o Conectividade Social – ICP. 

4. Registrar atos na JUCEMG (contrato de constituição de empresa, alteração contratual e distrato social, registro de balanço e outros). 

5. Outorgar procuração eletrônica dentro do eCAC. 

6. Consultar NFe e baixar XML no portal nacional da NFe. 

7. Transmissão da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) para a Receita Federal do Brasil (RFB). 

8. Transmissão da Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) para a RFB. 

9. Transmissão da Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (DMED) para a RFB.

10. Transmissão da Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DIMOB) para a RFB. 

11. Transmissão da GRRF (multa do FGTS em caso de rescisão) para a Conectividade Social – ICP. 

Serviços opcionais com certificado digital: mais facilidade e segurança

É possível realizar muitos outros procedimentos opcionais com o certificado digital, além de cumprir obrigatoriedades. Mas por que usar o recurso nos casos facultativos? 

Com o certificado digital, os procedimentos são menos burocráticos. Dispensam-se encontros presenciais, deslocamento até os órgãos competentes e pagamento de taxas, além de economia com suprimentos de escritório, como tinta, papel e outros e tempo. 

Dar preferência ao uso da identidade eletrônica criptografada traz muitos benefícios. Afinal, um documento ou acesso via certificado digital adiciona camadas de segurança ao documento. 

Você precisa de um certificado para cumprir as obrigatoriedades ou serviços opcionais com mais vantagens? A Certificaminas pode te ajudar. Acesso nossa loja virtual ou uma de nossas unidades físicas. 

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